Travelsupport.pl

Karty kredytowe w firmowej polityce podróży.

Kto powinien i nie powinien mieć karty firmowej? Dowiedz się, jak stworzyć politykę korzystania z kart.
credit card, master card, visa card

Udostępnij:

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on email

Szefowie działów finansów, zwłaszcza w rozwijających się firmach, mają trudne zadanie ustalenia pierwszej polityki podróży i zasad używania kart kredytowych. Często jest tak, że każdy pracownik który podróżuje służbowo ma firmową kartę kredytową. Są firmy, w których tylko Zarząd i  ewentualnie asystentka ma dostęp do karty. Gdzieś należy narysować granicę, kto powinien mieć możliwość używania firmowej karty, a kto nie? Karta kredytowa musi być uwzględniona w firmowej polityce podróży. O to kilka sposób jakie pomogą rozwiązać problem ryzyka oraz rozliczania wydatków? 

Zanim wydasz karty kredytowe pracownikom lub zabierzesz je wszystkie.

Poświęć trochę czasu na zbadanie zagrożeń oraz procedur związanych z rozliczaniem indywidulanych wydatków pracowników. To pytania, które należy sobie zadać, oraz przykłady zasad dotyczących kart firmowych, które pomagają tworzyć politykę używania firmowych kart kredytowych.

  • Kto ma już dostęp do indywidualnej karty firmowej? 
  • Jakie są limity wydatków lub kredytu?
  • Jak wygląda proces raportowania i rozliczania wydatków z karty? 

1. Zdecyduj, kto ma mieć dostęp do karty kredytowej.

Najpierw zastanów się, kto w Twojej firmie może mieć dostęp do karty firmowej. Oto kilka przykładowych opcji zasad:

  • Wszyscy pracownicy otrzymują kartę firmową. Ta polityka zmniejsza tarcia między pracownikami, ale zwiększa ryzyko nadużyć. Podejście uniwersalne może nie pasować do Twojej firmy. 
  • Tylko pracownicy z określonym stażem pracy otrzymują kartę firmową. Na przykład możesz dać wszystkim dyrektorom i pracownikom administracyjnym kartę firmową. W tym przypadku ryzyko jest niskie, ponieważ korzystanie z karty jest ograniczone, ale tarcia między pracownikami mogą się pojawić. Ktoś bez dostępu do karty musi dokonać zakupu i musi prosić innego pracownika o dostęp do karty lub dokonanie zakupu za niego. Często wtedy na posiadacza karty spada również obowiązek rozliczania nie swoich wydatków. To w praktyce bywa powodem konfliktów oraz zaburzenia procedury rozliczania i kontroli. 
  • Wszyscy pracownicy uzyskują dostęp do karty firmowej, ale tylko do określonych czynności lub celów biznesowych. Możesz wydawać karty pracownicze w razie potrzeby. Ta zasada może zadziałać, jeśli pracownik, który zwykle nie musi dokonywać zakupów w imieniu firmy, wyjeżdża w podróż służbową lub kupuje materiały na spotkanie. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania wydatkami możesz wydać pracownikom jednorazową kartę wirtualną, aby mogli robić zakupy tylko wtedy, gdy tego potrzebują. 

O to lista stanowisk, które w obecnych czasach bezdyskusyjnie muszą mieć dostęp do firmowej karty kredytowej:

  • Członkowie Zarządu oraz najważniejsi managerowie
  • Office manager oraz Asystentka/i Zarządu i poszczególnych managerów
  • Travel Manager
  • Pracownicy, którzy regularnie odbywają podróże służbowe.  

2. Zarządzaj wydatkami, służbowymi ustawiając limity.

Zdecyduj, na co osoby posiadające firmową kartę mogą wydawać pieniądze i ile mogą wydać. Takie ustawienia możesz wprowadzić do systemy zarządzania kartami firmowymi.

Do czego więc pracownicy mogą używać swoich firmowych kart? O to najważniejsze kategorie:

  • Rezerwacja podróży służbowych. Każdy, kto choć raz próbował prywatnie zorganizować wyjazd wie, że bez korzystania z karty kredytowej jest to praktycznie niemożliwe. To znaczy jest możliwe, ale kosztuje drożej i trwa dłużej. Karta kredytowa w rękach asystentki zarządu czy office managera to ich podstawowe narzędzie pracy. 
  • Oprogramowanie – W tej kategorii już chyba nie ma możliwości płacenia przelewem bankowym. 100% płatności odbywa się online, a najbezpieczniejszą formą takiej płatności jest karta kredytowa. Ktoś kto będzie przekonywał że jest inaczej i używał argumentów o zagrożeniu kradzieżą danych karty, niech lepiej się dokształci bo wiedzę na ten temat ma jeszcze sprzed dekady.
  • Reklama (materiały promocyjne, cyfrowe miejsca reklamowe itp.)
  • Materiały biurowe. Każdy office manager chcą wykorzystać specjalne promocje w Internecie i nieskończoną liczbę sklepów i dostawców musi mieć pełny dostęp do karty kredytowej

Należy pamiętać, że systemy do zarządzania kartami firmowymi umożliwiają ograniczenie zakupów według określonych typów usług i produktów.  Dzięki temu tylko Asystentka Zarządu może na przykład dokonywać rezerwacji hoteli i biletów lotniczych.

Ustaw limity wydatków

Ile mogą wydać posiadacze kart firmowych? Możesz stworzyć dzienne lub miesięczne limity na podstawie swojej polityki podróży służbowych. Być może pracownicy mogą wydać do 50 PLN dziennie na posiłki w podróży i 300 PLN na hotel. Można również  wprowadzać wielopoziomowe limity wydatków lub wyjątki w oparciu o staż pracy. 

3. Utwórz proces raportowania wydatków.

Zasady dotyczące kart firmowych muszą zawierać instrukcje dotyczące raportowania. Jeśli korzystasz z systemu zarządzania wydatkami, pracownicy z dostępem do karty firmowej będą musieli zbierać rachunki i faktury za swoje zakupy, a dział księgowości będzie musiał potwierdzić ich zgodność z wyciągami z kart. W tym procesie pomagają kompleksowe oprogramowania do zarządzania wydatkami. Rozliczanie wydatków jest zautomatyzowane za pomocą cyfrowych pokwitowań i aplikacji. Dział księgowości uzyskuje wgląd w wydatki w czasie rzeczywistym. Takie rozwiązania znacząco ułatwiają i przyspieszają cały proces. Jeśli szukasz kompleksowych rozwiązań do rozliczania wydatków z kart, o to kilka sprawdzonych propozycji.

Najczęściej czytane:

Air Astana i Travel Pass od IATA

Air Astana przetestuje aplikacje Travel Pass od IATA

Kazachskie linie lotnicze Air Astana planują rozpocząć testowanie aplikację Travel Pass Międzynarodowego Zrzeszenia Przewoźników Powietrznych IATA. Będzie to miało miejsce na rejsach między Nur-Sultanem, Kazachstanem

Nasze usługi