Obserwując największy i najbardziej rozwinięty rynek podróży służbowych, czyli rynek amerykański, często słyszymy hasło T&E. To hasło jest również popularne w firmach europejskich. Dlaczego zatem polskie (również duże) firmy traktują to zagadnienie po macoszemu? T&E, czyli Travel & Entertainment, to nic innego jak profesjonalny budżet opisujący wydatki na podróże służbowe pracowników. Jest używany również do opisu wydatków pośrednich, związanych z wyjazdami firmowymi. Daje wgląd w wydatki pracowników i umożliwia ich szybką kontrole i łatwiejsze zarządzanie. W tym artykule dowiesz się jak stworzyć firmowy budżetu na podróże służbowe.
Dlaczego budżet na podróże służbowe jest tak ważny?
Na podstawie globalnej ankiety przeprowadzonej przez firmę Forrester Research, koszty związane z podróżami służbowymi są drugim najtrudniejszym do zarządzania kosztem operacyjnym, zaraz po wynagrodzeniach. Według innej firmy badawczej – Aberdeen Group „wydatki biznesowe związane z podróżami i spotkaniami stanowią od 8% do 12% całkowitego budżetu przeciętnej organizacji”. Oznacza to, że jeśli firma myśli o obniżeniu kosztów lub zwiększonej kontroli procesów biznesowych, powinna poważnie zwrócić uwagę na T&E – czyli Firmowy Budżet na podróże służbowe.
Wydatki na podróże służbowe są również bardzo podatne na oszustwa. Według Raportu dla Narodów Zjednoczonych 2018 Association of Certified Fraud Examiners, prawie 21% oszustw w małych i średnich firmach wynika z braku kontroli nad budżetem na podróże służbowe. Oszustwa na wydatkach mogą mieć formę zduplikowanych rachunków za parkingi, ukrytych wydatków na gastronomie i nieuzasadnionych zwrotów w postaci diet.
Tworzenia budżetu na podróże służbowe
1. Przygotuj politykę podróży służbowych
Polityka podróży to zasady i procedury firmy, które określają, w jaki sposób pracownicy powinni organizować podróże w celach biznesowych. Zasady dotyczące podróży służbowych są zwykle tworzone przez kierownika finansowego i kierownika podróży ( Travel Managera) i zazwyczaj określają takie kwestie, jak to, czy pracownik może latać w klasie biznes, ile tygodni wcześniej powinien zarezerwować podróże lub czy istnieją pewne środki ostrożności, które pracownicy muszą podjąć podczas podróży sam. Więcej informacji znajdziesz tutaj
2. Zbierz informacje o planach podróży służbowych
Najtrudniejszy i najbardziej pracochłonny krok. Planując firmowy budżet na podróże służbowe należy najdokładniej jak to możliwe określić liczbę planowanych wyjazdów. Nie ma innego sposobu jak przeprowadzenie spotkań z szefami działów i stworzenie z nimi ich indywidualnych budżetów. W planach tych muszą znaleźć się informacje o spotkaniach/ imprezach każdego działu, o przewidywanej liczbie indywidualnych podróży służbowych poszczególnych pracowników, planach zatrudnienia nowych osób. Należy spróbować określić daty każdej nadchodzącej podróży, aby móc oszacować ceny biletów lotniczych i hoteli. Po zapoznaniu się z planami podróży, trzeba uporządkować je według tego, które wymagają zakupu biletów lotniczych, zakwaterowania, posiłków, biletów wstępu(np. na targi). Następnie należy oszacować koszt każdej podróży i całkowity szacunkowy koszt podróży na cały rok.
3. Przeanalizuj wcześniejsze raporty wydatków na podróże
Firmowy budżet na podróże służbowe nie może składać się tylko z planowanych wydatków. W praktyce, planowane roczne wydatki na podróże służbowe, które określić można na podstawie pomniejszych budżetów każdego działu, stanowią 40-70% całych wydatków. Aby to zrozumieć, należy przeanalizować budżet z poprzedniego roku i wyciągnąć dane o tym jak wiele wyjazdów firmowych ma charakter reakcyjny, a nie planowany. Dużą część budżetu muszą stanowić wydatki nieplanowane. Wyjazdy zarządu w celu “gaszenia pożarów”, kongresy i konferencje na których firma odbiera nagrody czy nieprzewidziane wyjazdy działu serwisowego. Tego typu podróże są również organizowane na ostatnią chwilę, więc będą droższe niż standardowe wyjazdy służbowe. Stad bierze się też ich waga w budżecie.
4. Uwzględnij strategiczne cele swojej firmy
Analizowanie danych dotyczących podróży służbowych z przeszłości to konieczny sposób na tworzenie budżetu podróży służbowych. Jednakże skupiając się tylko planowanych i nieplanowanych podróżach możemy nie zauważyć tej części wydatków, które mogą ostatecznie wpłynąć na to czy budżet będzie pomagał firmie czy jej przeszkadzał. Tylko dlatego, że firma wydała w zeszłym roku X PLN na podróże służbowe, nie oznacza to, że chce wydać X PLN w tym roku.
Jeśli czasy są niepewne, tak jak dzisiaj, być może budżet na podróże służbowe należy znacznie obniżyć, aby wyeliminować zbędne wydatki. Lub, jeśli mimo pandemii, firma mocno się rozwija i musi podróżować, konieczne może być zawyżenie budżetu.
5. Pamiętaj o elastyczności budżetu na podróże służbowe
W budżecie na podróże służbowe warto zapisać również to, w którą stronę i w jaki sposób można przesuwać w nim wydatki.
Posiadanie budżetu na podróże służbowe jest konieczne, ale może okazać się problemem jeśli zostanie przekroczony już w pierwszej połowie roku. W takich sytuacjach potrzebne są zasady, dzięki którym firma/Travel Manager może zarządzać budżetem.
Załóżmy, że Dyr. Sprzedaży chce wysłać swojego najlepszego sprzedawcę do Warszawy na dużą i kosztowną konferencję, która może zaowocować dużym kontraktem. Z drugiej strony Szef Serwisu musi wysłać trzech swoich pracowników na tygodniowe szkolenie do Francji. Zarząd uważa, że oba wyjazdy są ważne, ale w budżecie jest tylko miejsce na jedną.
Co należy zrobić w obliczu ograniczeń budżetowych? Dobry budżet na podróże służbowe będzie zawierał szczegółowe informacje o tym kto i w jakich okolicznościach może przekroczyć budżet.
