Podróże służbowe od kilku lat funkcjonują w rzeczywistości dynamicznych zmian regulacyjnych. Po okresie pandemicznych ograniczeń firmy musiały dostosować procedury do nowych wymagań wizowych, zasad bezpieczeństwa czy cyfryzacji procesów podróżnych. W 2026 roku jednym z najważniejszych tematów dla organizatorów podróży i osób wyjeżdżających służbowo stał się system EES (Entry/Exit System), który zmienia sposób przekraczania granic zewnętrznych Unii Europejskiej.
Czym jest system EES?
EES (Entry/Exit System) to europejski system rejestracji wjazdów i wyjazdów obywateli państw spoza Unii Europejskiej podróżujących na krótkie pobyty do krajów uczestniczących w systemie. Jego celem jest cyfrowe gromadzenie informacji o przekroczeniach granic zewnętrznych UE oraz zastąpienie tradycyjnego stemplowania paszportów. [gov.pl],
Według informacji publikowanych przez instytucje unijne i administrację państw członkowskich, system został wdrażany etapami od października 2025 roku, a od 10 kwietnia 2026 roku funkcjonuje w pełnym zakresie. [gov.pl]
W praktyce oznacza to, że dane dotyczące wjazdu i wyjazdu podróżnych z krajów trzecich są rejestrowane elektronicznie. Dzięki temu służby graniczne mogą skuteczniej monitorować legalność pobytu oraz przestrzeganie dopuszczalnych okresów przebywania na terenie strefy Schengen
Kogo dotyczą nowe przepisy?
Najważniejsza informacja dla podróżujących służbowo z Polski brzmi: EES nie zmienia zasad swobodnego przemieszczania się obywateli państw Unii Europejskiej wewnątrz strefy Schengen. Komisja Europejska podkreśla, że Schengen nadal opiera się na zasadzie swobodnego przepływu osób.
Nowe regulacje dotyczą przede wszystkim:
- obywateli państw spoza UE podróżujących do Europy na krótkie pobyty,
- partnerów biznesowych przyjeżdżających do Polski z krajów trzecich,
- uczestników międzynarodowych konferencji i spotkań biznesowych organizowanych w Europie,
- pracowników globalnych korporacji przemieszczających się między oddziałami znajdującymi się w różnych częściach świata.
Dla wielu firm działających w środowisku międzynarodowym oznacza to konieczność uwzględnienia nowych procedur podczas organizowania podróży przyjazdowych.
Dlaczego EES jest ważny dla travel managerów?
Przez wiele lat proces przekraczania granic przez obywateli państw trzecich opierał się głównie na pieczątkach w paszporcie. W erze cyfrowej takie rozwiązanie stawało się coraz mniej efektywne. EES ma zapewnić większą przejrzystość i automatyzację procesu kontroli granicznych.
Z perspektywy osób zarządzających podróżami służbowymi oznacza to przede wszystkim konieczność dokładniejszego planowania wyjazdów obejmujących uczestników spoza UE. Firmy powinny upewnić się, że podróżni posiadają aktualne dokumenty oraz są świadomi nowych zasad obowiązujących na granicach zewnętrznych Unii.
Coraz większego znaczenia nabiera również wcześniejsza komunikacja z gośćmi biznesowymi przyjeżdżającymi na spotkania, szkolenia czy wydarzenia firmowe organizowane w Polsce.
