Travelsupport.pl

5 głównych zasad dla działów zakupów lub osób kupujących podróże służbowe.

Czy osoby kupujące podróże służbowe wiedzą jak to robić? Czy dział zakupów powinien się tym zajmować? Jeśli nie, to kto
delegacje służbowe 8 zasad

Udostępnij:

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on email

Delegacje służbowe to spora kategoria wydatków w firmach. W skali rocznej wydatki te mogą sięgać setek tysięcy, a nawet milionów złotych. Czy działy zakupów są odpowiednio przygotowane do zakupu usług potrzebnych do organizacji delegacji służbowych? Czy osoby na stanowiskach specjalistów ds. zakupów uczestniczą w tworzeniu polityki podróży służbowych? Te i kilka innych pytań regularnie zadajemy podczas nasz szkoleń. Odpowiedzi pokazują, że podróże służbowe cały czas traktowane są po macoszemu przez polskiej firmy. Nawet duże organizacje, z budżetami na delegacje służbowe przekraczającymi milion PLN, płacą za te usługi więcej niż przysłowiowy Jaś Kowalski.

Poznaj delegacje służbowe w swojej firmie

Mogłoby się wydawać, że każdy pracownik w firmie zna zasady opisane w polityce podróży, i wie jak powinny być organizowane delegacje służbowe. Rzeczywistość nie jest tak prosta. Procedury opisane w firmowej polityce podróży znane są głównie tym osobom, które w delegacje służbowe wyjeżdżają. Mówimy tutaj najczęściej o pracownikach sprzedaży, eksportu, serwisu. Natomiast osoby pracujące w dziale zakupów nie podróżują już tak często. Zdarza się, że osoba która negocjuje z hotelami i liniami lotniczymi jeszcze nigdy nie była w delegacji służbowej. Czy taka osoba będzie w stanie zapewnić swojej firmie usługi na odpowiednim poziomie? 

Pierwszą i nadrzędną zasadą jest zapoznanie się z tym czego firma i pracownicy potrzebują do organizacji delegacji służbowych. Ważne są konsultacje z poszczególnymi działami i najczęściej wyjeżdżającymi pracownikami. To od nich można się najwięcej dowiedzieć. Osoby, które w delegacji służbowej spędzają kilkadziesiąt dni w roku znają najsłabsze i najmocniejsze strony firmowej polityki. Mają bezpośrednie kontakt z hotelami i liniami lotniczymi, a nierzadko dostęp do specjalnych rabatów i programów lojalnościowych.

Poznaj lepiej branże podróży służbowych

Jeśli Twoja firma organizuje delegacje służbowe za pośrednictwem biura podróży, koniecznie trzeba rozpoznać ten segment rynku. Na pierwszy rzut oka może wydawać się, że każda agencja oferuje te same usługi, jednakże po głębszej analizie odróżnisz biuro podróży typu TMC (Travel Management Company) od zwykłego pośrednika ds. rezerwacji. Znajdziesz również wyspecjalizowane firmy konsultingowe, które pomogą Twojej firmie zapanować nad całym procesem Business Travel Management.

Bardzo ważną kwestią jest znajomość rynku hotelowego. To w jaki sposób tworzone są stawki korporacyjne dla firm, albo jaki wpływ na ceny ma rate-parity, ma kolosalne znaczenie dla warunków firmowego programu hotelowego. Osoby pracujące w dziale zakupów, nie znające specyfiki branży hotelowej, nie będą w stanie przygotować prawidłowego RFP (Request for proposal) do hoteli. Skupiając się tylko na cenie pominą tak istotne elementy kontraktu hotelowego jak np. LRA. 

Rozmawiaj z dostawcami i ucz się od nich

Kupujący powinny tratować dostawców usług jak partnerów w procesie optymalizacji wydatków. Skupianie się tylko i wyłącznie na osiągnięciu najniższej możliwej ceny usługi, w momencie kiedy nie ma się pojęcia skąd bierze się cena/marża dostawcy, nie pozwoli zoptymalizować wydatków na delegacje służbowe. W branży turystycznej, a w szczególności w jej segmencie biznesowym kolosalne znaczenie ma elastyczność warunków świadczonej usługi. 

Bezrefleksyjne negocjowanie z biurem podróży opłat serwisowych i dążenie do obniżenia ich do poziomów typu 1 grosz, doprowadzi do tego że biuro podróży nie będzie miało najmniejszego interesu we wspieraniu firmy w optymalizowaniu wydatków. Wręcz przeciwnie, taki agent zrobi wszystko, aby swoją marzę wypracować w innym miejscu, np. na prowizji od rezerwowanych dla firmy noclegów, lub co gorsze na przedrukowywaniu biletów lotniczych.   

Skup się na temacie płatności i rozliczeń

Sposób, w jaki firma organizuje delegacje służbowe dyktuje to, w jaki sposób firma będzie musiała za nie zapłacić. Obecnie na rynku jest wiele rozwiązań umożliwiających zarządzanie całym procesem płatności. Niektóre rozwiązania idealnie pasują do rozliczania się z dostawcami materiałów lub rozwiązań IT, ale nie zawsze pasują do płatności za wydatki związane delegacjami służbowymi.

Cały cywilizowany świat od dawna wie, że najlepszą formą płatności za podróże służbowe są karty kredytowe. Umożliwiają firmom nie tylko dokładniejsze śledzenie wydatków, ale mogą również pomóc w procesie zatwierdzania podróży. 

Trzeba jednak pamiętać, że różne osoby w tej samej firmie, mają inne potrzeby podczas delegacji służbowej. Część pracowników musi mieć dużą elastyczność w płaceniu za loty, hotele lub rachunki za jedzenie – dyrektor sprzedaży spotykający się z głównym klientem będzie miał inne potrzeby niż pracownik działu kard uczestniczący w 2 raz w roku jakiejś konferencji.

Zbudowanie odpowiedniego mixu/modelu płatności ma duże znaczenie dla ostatecznych kosztów związanych organizacją i rozliczaniem wydatków na podróże służbowe.

Nie pomijaj rzadziej kupowanych usług

Firma może posiadać dużą flotę samochodów służbowych. Pracownicy w delegacje służbowe będą głównie jeździć właśnie w taki sposób. To nie znaczy, że można sobie darować negocjacje z wypożyczalniami samochodów czy z firmami taksówkarskimi. W skali roku, w dużych firmach z pewnością zdarzą się nieplanowane wyjazdy w celu “gaszenia pożaru” na drugi koniec świata, gdzie będzie konieczne wypożyczenie samochodów. Biorąc pod uwagę, że nieplanowane wyjazdy zawsze są najdroższe, wydatki na takie “nieistotne i rzadko kupowane usługi” mogą przekroczyć dziesiątki tysięcy złotych. Lepiej jednak mieć stawkę korporacyjną lub chociaż program lojalnościowy w wypożyczalni.

Kupujący musi patrzeć na delegacje służbową jako na całość, ale złożoną z kilku elementów/wydatków. Do niego należy wynegocjowanie najlepszych możliwych warunków na każdy z tych elementów:

  • nocleg
  • lot
  • kolej
  • samochód
  • taxi
  • wiza
  • ubezpieczenie 
  • transfer na lotnisko
  • saloniki vip na lotniskach
  • spotkania, eventy
Szukasz ekspertów ds podróży służbowych?
Umów się z nami na spotkanie.
Jesteśmy niezależnymi konsultantami. Pomożemy Twojej firmie zbudować proces zarządzania podróżami służbowymi.

Najczęściej czytane:

Audyt podróży służbowych