Jak ustalić, czy Twoja firma potrzebuje wyspecjalizowanego biura do obsługi podróży służbowych?
Pracownicy odpowiedzialni za organizację podróży służbowych dla małych i średnich to najczęściej osoby w dziale administracji, Asystentki zarządów i dyrektorów, pracownicy sekretariatów. Organizując codzienne podróże służbowe mogą przyzwyczaić się do samodzielnego prowadzenia programu podróży służbowych swojej firmy. Często organizacja podróży to tylko jeden z wielu obszarów ich obowiązków. Osoby te czasami rozważają współpracę z wyspecjalizowanymi biura podróży służbowych lub z firmą zarządzającą podróżami typu (TMC), ale często nie są pewni, czym zajmuje się TMC.
Poniżej znajdują się pytania, które menedżer ds. podróży (Travel Manager) powinien sobie zadać, aby ustalić, czy jego firma odniesie korzyści ze współpracy z firmą zarządzającą podróżami.
Czy moja firma ma politykę dotyczącą podróży?
Jeśli zasady polityki podróży są niejasne (lub nie istnieją), pracownicy firmy mogą nie wiedzieć, jak przestrzegać zasad organizowania delegacji. W przypadku firm, których wydatki na podróże służbowe są relatywnie duże, ale nie posiadają one polityki podróży służbowych powoduje, że firma traci możliwość kontroli nad wydatkami i naraża się na oszustwa i wyłudzenia znacznych kwot. W takiej sytuacji biuro podróży typu TMC może pomóc w stworzeniu silniejszej polityki, która będzie dobrze zdefiniowana i łatwo dostępna dla pracowników. Firmy zarządzające podróżami pomagają nawet tworzyć bardziej pozytywne środowisko pracy, opracowując politykę, która ceni dobre samopoczucie pracowników i oferuje całościowe podejście do wsparcia podróżnych .
W jaki sposób podróże służbowe są planowane i zatwierdzane?
Firmy nie posiadające jasnego procesu zatwierdzania podróży służbowych mają problemy i ewidentny brak kontroli nad tym kto, gdzie i za ile jedzie w delegacje. Podróżni mogą mieć wyłączną kontrolę nad swoimi wydatkami lub polegać na witrynach internetowych takich jak Booking.com przy samodzielnej rezerwacji podróży, co może negatywnie wpłynąć na wyniki finansowe firmy. Menedżerowie mogą nie mieć dostępu do przejrzystych danych, co oznacza, że nie mogą podejmować świadomych decyzji dotyczących zatwierdzania wydatków.
W jaki sposób zarządzane są płatności i wydatki na podróże?
Problemy z płatnościami za usługi (noclegi, bilety lotnicze…) mogą być częste w przypadku firm, które nie korzystają z biur podróży. Może wystąpić niejasność co do tego, co można uwzględnić w wydatkach podczas podróży, a co jest zabronione, rachunki w formie papierowej mogą zaginąć, a wydatki można zgłosić z opóźnieniem lub wcale. Osoby odpowiedzialne za organizację podróży w tej sytuacji mogą mieć trudności z przewidzeniem przepływów pieniężnych i zarządzaniem nimi. Może się okazać, że spędzają niepotrzebnie czas na śledzeniu rachunków podróżnych i edytowaniu raportów z wydatków.
Czy moja firma ma dostęp do wiarygodnych raportów wydatków na podróże służbowe?
Firmy, które nie korzystają z wyspecjalizowanych biur podróży lub z firm typu TMC, często borykające się z nierzetelną sprawozdawczością finansową swoich wydatków na delegacje. Najczęściej są to brakujące rachunki za wydatki pracowników, różne działy na różne sposoby kodują wydatki. Mogą wystąpić niejasności co do tego, jakie zwroty są dozwolone, a często brakuje danych umożliwiających dokładny pomiar zwrotu z inwestycji.
TMC może pomóc w uproszczeniu procesu raportowania poprzez przechwytywanie niezbędnych danych i zapewnianie do nich łatwego dostępu. Dzięki temu członek zespołu organizujący podróż może sprawdzić, czy występują jakieś nieefektywności operacyjne i wprowadzić odpowiednie ulepszenia. Tymczasem podróżni mają jasne wskazówki, jak przedstawiać rachunki, jakie wydatki mogą zostać zwrócone i jak dokonać rezerwacji w ramach polityki podróży służbowych.
