Zcentralizuj proces rezerwacji. Podróże służbowe w jednym miejscu.
Jednym z najprostszych i najważniejszych sposobów na to, aby podróże służbowe były bezpieczne w 2021 będzie upewnienie się, że wszyscy pracownicy stosują te same zasady organizując wyjazdy służbowe. Tak wiec:
Przygotuj prostą politykę podróży służbowych (zobacz jak) i roześlij do pracowników. Określ w niej np. w których hotelach mogą dokonywać rezerwacji.
Jeśli chcesz mieć 100% pewności, że nikt się nie wyłamie, zakaż samodzielnego organizowania podróży służbowych i przekaż to zadanie jednej wybranej osobie. Stwórz dla tej osoby dostępy do określonego narzędzia rezerwacji (np. do Booking.com) aby mieć dostęp do raportów, wydatków, oszczędności.
Jeśli Twoja firma korzysta już z jakiegoś systemu do rezerwacji, upewnij się, że jest to system, który jest przyjazny dla pracowników. Może się okazać, że pracownicy od dawna nie mają ochoty z niego korzystać i często szukają podróży służbowych gdzie indziej.
Ustaw ograniczenia podróży służbowych.
Jeśli Twoja firma regularnie podróżuje za granicę, rozsądne może być wprowadzenie ograniczeń dotyczących podróży międzynarodowych. Zablokuj określone lokalizacje, np. kraje, w których niedawno wystąpiła epidemia. Podróżni nie będą mogli sami rezerwować wyjazdów do nich. Jeśli dobrze wybierzesz system rezerwacyjny, pozwoli on na elastyczne modyfikowanie ograniczenia dotyczące podróży. Takie funkcjonalności mają między innymi systemy oferowane przez Booking for Business, eTravel.pl (CTA), Sabre (GetThere). Jeśli nie chcesz wiązać się umową z biurem podróży oferującym system do zarządzania podróżami, limity możesz wprowadzić na służbowych kartach kredytowych. Zobacz więcej tutaj.
Rezerwuj tylko hotele z zabezpieczeniem COVID
Większość podróżnych będzie chciała mieć pewność, że mogą zarezerwować hotel, który spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa. Systemy jak Booking.com, wprowadziły nowe filtry, dzięki któremu można łatwo znaleźć hotele anty-Covid-19. Oprócz tego podróżni powinni natychmiast zgłaszać informacje o swoich doświadczeniach w hotelach. Dzięki temu można szybko wyłapać hotele, które nie spełniają nowych zasad bezpieczeństwa. Wówczas można je usunąć z firmowej listy bezpiecznych miejsc noclegowych.
