Kto by pomyślał, że jako Asystentka Zarządu zostaniesz głównym Travel Managerem w swojej firmie. Jasne, w momencie aplikowania na stanowisko, w opisie zadań było wymienione „koordynowanie podróży”. To była jedna z wielu pozycji na długiej liście innych zadań i obowiązków. Nikt nie powiedział, że w Twoje nowej firmie podróże i spotkania firmowe odbywają się codziennie, a Ty będziesz potrzebować profesjonalnej wiedzy i doświadczenia w planowaniu podróży. Więc co teraz? Kto to jest Travel Manager? Czym się zajmuje Travel Manager w firmie?
Stań się travel managerem
Wcześniej pracowałaś w start-upie lub małym przedsiębiorstwie jako osobista asystentka właściciela lub dyrektora generalnego. Tylko część Twojej pracy polegała na organizowaniu podróży dla niego/niej. Na pewno nie mogłaś siebie nazywać Travel Managerem. Teraz zmieniłaś pracę i dostałaś etat Asystentki Zarządu w dużej firmie, zatrudniającej kilkaset osób. Okazuje się, że w tej firmie Travel Manager to część opisu Twojego stanowiska. Podróże służbowe, a szczególnie te zagraniczne, mają krytyczne znaczenie dla sukcesu Twojego nowego pracodawcy. Teraz cały nowy zarząd oczekuje od Ciebie pełnego zaangażowania i profesjonalizmu. Musisz być na bieżąco z każdą rezerwacją hotelu, biletu lotniczego, samochodu, jednocześnie w kilku różnych państwach i strefach czasowych. Jak tu nie zwariować, i jak to ogarnąć?
I tutaj się zdziwisz! Za pomocą kilku sprytnych ruchów możesz szybko zmienić ten niby problem w słodką okazję. Może nawet będzie to dla Ciebie nowa droga kariery zawodowej, jeśli okaże się, że organizowanie podróży służbowych stanie się twoją pasją.
Poniższe wskazówki pomogą Tobie zostać najlepszym koordynatorem podróży służbowych (travel managerem) oraz opanować kilka trików, które pozwolą Ci na zdobycie dodatkowych bonusów.
Nawiąż kontakt z profesjonlanym biurem podróży
Jeśli Twoja nowa firma nie korzysta z usług biura podróży, koniecznie dowiedz czy zarząd zgodzi się na rozpoczęcie współpracy z którymś z nich. Jeśli tak, to potraktuj takie biuro podróży również jako darmowe szkolenie. W kontaktach z biurem podróży przedstawiaj się jako Travel Manager. Jeśli możesz, umieść sobie taką adnotacje w stopce emaila. Zadawaj pytania, proś o wyjaśniania i prezentacje. Zdziwisz się jak szybko pracownicy biura podróży zaczną dzielić się z Tobą wiedzą z rynku hotelowego i lotniczego. Ucz się od nich, a w krótkim czasie poznasz zasady rezerwowania hoteli, biletów lotniczych, rentacar’ów.
Jeśli jednak zarząd twoje firmy nie będzie chciał korzystać z biura podróży, bo np. ma złe doświadczenia z pośrednikami, lub uważa, że to zbędny wydatek, lub po prostu to Ty jesteś po to zatrudniona, aby się tym zajmować, wytłumacz, że sprawdzasz tylko ofertę rynkową i porównujesz ceny. W praktyce nie musi podpisywać z biurem podróży żadnej umowy współpracy aby mieć możliwość otrzymywania ofert i informacji. Wykorzystaj ich, a z pewnością to się Tobie opłaci. Zaraz się dowiesz jak bardzo.
Przygotuj politykę podróży służbowych
Czy Twoja firma ma formalne zasady dotyczące organizowania podróży? Jeśli nie, zasugeruj swojemu zarządowi, aby stało się to priorytetem. Uświadom im, że co miesiąc firma boryka się z wydatkami i konsekwencjami związanymi z raportowaniem podróży służbowych, że firma nie tylko ponosi koszty związane z ceną noclegu, czy biletu lotniczego. Podkreśl, że często największe i bezsensowne wydatki związane są z związane z brakiem kontroli w rozliczaniu delegacji. Stworzenie jasnych wytycznych obejmujących rezerwacje, wydatki itp. jest jednym z najbardziej przydatnych kroków, jakie możesz podjąć w celu kontrolowania kosztów (i ułatwienia życia podróżnym). Dowiedz się więcej o tworzeniu polityki podróży służbowych.
Korzystaj z internetowych systemów rezerwacji
Przygotowanie polityki podróży służbowych to pikuś, wdrożenie jej i pilnowanie aby wszystkie działy w firmie jej przestrzegały, to już jest trudniejsze. Dlatego koniecznie skorzystaj z jakiegoś systemu online, do którego będziesz mogła wprowadzić zasady swojej polityki podróży.
Wybór narzędzi tego typu jest duży. Niestety część z nich jest płatna. Inne oferowane są za darmo przez wyspecjalizowane biura podróży, ale wtedy trzeba płacić opłaty transakcyjne za każdą rezerwacje. Na szczęście jest kilka bezpłatnych rozwiązań, (m.in Booking.com dla firma, HRS dla firm )które bez problemu zintegrują się z polityką podróży służbowych. Możesz przetestować kilka z nich. Szczegóły znajdziesz tutaj.
Negocjuj ceny z hotelami i liniami lotniczymi
Przygotuj listę hoteli, z których zarząd i pracownicy Twojej firmy korzystali regularnie przez ostatnie 2 lata. Skontaktuj się z tymi hotelami i wynegocjuj z nimi ceny korporacyjne. Nie przejmuje się tym że każdy z tych hoteli będzie chciał abyś zadeklarowała ilość noclegów jaką zarezerwujesz w każdym z nich w kolejnym roku. Możesz bez konsekwencji podać, że Twoja firma ma projekt w tym mieście i że będziecie rezerwować 100 pokojonocy (RN -roomnightów) rocznie. Na tej podstawie hotel zaoferuje Tobie stawkę korporacyjną +- 10% niższą niż normalna cena.
To samo podejście zastosuj w rozmowach z liniami lotniczymi. Niektóre linie lotnicze są w stanie dać Twojej firmie do 5% rabatu, tylko na podstawie deklaracji, tak jak w przypadku hoteli. Jedyną konsekwencją tego, że nie wykupisz zadeklarowanej wartości biletów, będzie to, że nie dostaniesz tego rabatu na kolejny rok. W negocjacjach stosuj zasadę “bez litości” a z pewnością Twój zarząd doceni efekty. W końcu to oni Ci płacą 🙂
Zbieraj punkty lojalnościowe i bonusy
Dobry Travel Manager nie przepuści żadnej okazji do obniżenia wydatków na podróże oraz do wykorzystania wszystkich bonusów. Organizowanie podróży wiąże się zawsze z korzystanie z jakiś systemów rezerwacyjnych, agentów, aplikacji itd. Branża turystyczna jest napakowana pośrednikami, a każdy z nich walczy o jak największą sprzedaż. Oferują takim osobą jak Ty masę programów lojalnościowych, darmowych voucherów, rabatów specjalnych. Musisz poznać je wszystkie i wykorzystać w 100%. Tutaj znajdziesz listę najważniejszych programów lojalnościowych dla travel managera.
