Jesteś Travel Managerem. Odpowiadasz za organizacje i kontrole wydatków na podróże służbowe w swojej firmie. Masz już program hoteli preferowanych, który tworzyłaś/eś przez ostatnie tygodnie. Setki emaili z hotelarzami, negocjacje stawek firmowych, LRA, non-LRA, ładowanie wynegocjowanych stawek do firmowego system rezerwacji SBT. Wszystko to pozwoliło na opracowanie idealnego programu hotelowego, który z pewnością docenią Twoi podróżni, a Twoja firma znajdzie w nim wartość. Co dalej?
Stworzenie najlepszego programu hoteli preferowanych nie polega tylko na tym, jakie hotele są w nim uwzględnione lub jak niskie stawki udało Ci się wynegocjować z hotelami. To, co odróżnia wiodący w program hoteli preferowanych od pozostałych, to strategia aktywnego zarządzania tym programem oraz jego atrakcyjność dla użytkowników (pracowników podróżujących służbowo).
Firmowy program hoteli preferowanych musi angażować podróżnych, musi uwzględniać to, co jest dla nich najważniejsze. Podejście typu „ustaw i zapomnij” stosowane przez większość Travel Managerów nie sprawi, że Twój program hoteli będzie efektywny przez cały rok. W tym poście omówimy cztery kluczowe obszary, na których należy się skupić, zarządzając programem hoteli preferowanych w 2025 r.
Program hoteli preferowanych. 4 sposoby na jego ulepszenie
1. Regularnie monitoruj konkurencyjność stawek hotelowych oraz ich dostępności w kanale rezerwacyjnym.
Osoby podróżujące służbowo są często bardzo świadomi cyfrowo. Często szukają najlepszych cen w wielu źródłach takich jak Booking.com, Agoda.com, Hotels.com.
Nawet jeśli wynegocjowałeś/aś konkurencyjną stawkę, jest ona dobra tylko wtedy, gdy jest dostępna i możliwa do zarezerwowania dla Twoich podróżnych. Zapewnienie stałej dostępności wynegocjowanej stawki pomaga wykorzystywać program hoteli preferowanych. Zalecamy regularne audyty stawek i ich dostępności w firmowym systemie rezerwacji. Konieczne jest również dokonywanie korekt programu w razie potrzeby. Jeśli wynegocjowana stawka nie pokonuje rynku, (“bo na Booking.com jest taniej”) nie bój się ponownie nawiązać kontaktu z hotelem i wynegocjować większą zniżkę, która odzwierciedla obecne warunki rynkowe.. Jeśli okaże się, że hotel nie udostępnia wynegocjowanej stawki, negocjuj stawki na dodatkowe typy pokoi. Jeśli te taktyki zawiodą, bądź przygotowany/a na podjęcie działań i usunięcie obiektów z programu, przenosząc udział do alternatywnych hoteli, które są gotowe zaoferować konkurencyjną ofertę.
2. Sprawdzaj co najchętniej rezerwują pracownicy w programie hotelowym
Bądź na bieżąco z trendami rezerwacji, monitorując, które hotele wybierają Twoi podróżni. Pomoże Ci to zidentyfikować, czy istnieją obiekty, które po prostu nie działają w Twoim programie lub czy są nowe lokalizacje, które podróżni często odwiedzają, a do których należy dodać obiekty. Regularnie kontaktuj się z pracownikami, aby uzyskać informacje zwrotne na temat tego, jak dobrze program spełnia ich potrzeby. Jeśli widzisz wzrost liczby rezerwacji w konkurencyjnych hotelach, skontaktuj się z podróżnymi, aby dowiedzieć się, dlaczego dokonują rezerwacji poza obiektami, z którymi negocjowałeś/aś. Może to oznaczać renegocjację niekonkurencyjnych ofert, usuwanie lub dodawanie obiektów w połowie roku, aby zachęcić podróżnych do rezerwacji preferowanych przez Ciebie obiektów. Zrozumienie zmieniających się potrzeb w grupie osób podróżujących służbowo to podstawa efektywnego programu hoteli preferowanych.
3. Zrób audyt kanału rezerwacji i usprawnij proces rezerwowania hoteli preferowanych
Kiedy ostatnio sprawdziłeś/aś swoje narzędzie do rezerwacji online (Online Booking Tool), aby sprawdzić, co widzą Twoi podróżni, gdy logują się, aby zarezerwować hotel?
Zawsze jest idealny moment, aby się zalogować i wprowadzić niezbędne aktualizacje. Sprawdź kolejność sortowania hoteli preferowanych, przejrzyj wszelkie typy pokoi i stawki, upewnij się, że wynegocjowana stawka jest korzystna w porównaniu z innymi stawkami, które widzą Twoi podróżni. Sprawdź dostępność wynegocjowanych stawek w kilku różnych datach. Pamiętaj, że jeśli Twoje OBT nie zapewnia dobrych wrażeń, Twoi podróżni dokonają rezerwacji gdzie indziej, a cała ciężka praca włożona w opracowanie programu hoteli preferowanych pójdzie na marne. Rozważ zaplanowanie grupy fokusowej z niektórymi podróżnymi – ich opinie są bezcenne!
To również idealny moment, aby ponownie przeanalizować swoją politykę podróży. Czy jasno nakazuje ona podróżnym dokonywanie rezerwacji za pośrednictwem zatwierdzonych przez Ciebie firmowych kanałów rezerwacji ? Wyjaśnij podróżnym, żeby dokonywali rezerwacji za pośrednictwem Twojego TMC, ponieważ zapewnia to przejrzystość dla wszystkich wydatków, i pomaga budować siłę negocjacyjną Twojej firmy.
4. Wprowadź elementy zrównoważonego rozwoju do programu hoteli preferowanych
Zrównoważony rozwój firmy powinien być również uwzględniony w programie hoteli preferowanych. Jeśli podczas negocjacji priorytetowo traktowałeś/aś zrównoważony rozwój, sprawdź teraz, czy Twoi podróżni rezerwują te hotele, które pomagają Twojej firmie w osiąganiu lepszych wyników w ESG. Pomóż podróżnym łatwiej wyszukać i rezerwować te hotele. Tworzenie zrównoważonego programu działa tylko wtedy, gdy podróżni z niego korzystają!
Minęły czasy, kiedy Travel Managerowie myśleli o swoim programie hotelowym tylko raz w roku. Dynamiczne zarządzanie kategorią hoteli wymaga ciągłego wysiłku, aby zapewnić, że program ten przynosi wartość Twojej firmie i Twoim podróżnym.
Twój program hoteli preferowanych będzie konkurencyjny wtedy, kiedy obejmie odpowiedni miks hoteli, stawek oraz dobry kanał rezerwacji. Tylko taki program wygeneruje oszczędności i będzie zgodny z celami Twojej firmy.
