Teraz jest najlepszy czas na wprowadzanie zmian. Polityka podróży służbowych musi zostać dostosowana do pocovidowych realiów. Prawdopodobnie już za 2-3 miesiące większość firm zacznie powracać do normalnego trybu pracy. Wrócą podróże służbowe. Dynamicznie wzrośnie liczba spotkań firmowych. Twoja firma powinna być gotowa do tego. Ważne jest odświeżenie polityki podróży służbowych. Jeśli Twoja firma nie podsiada ściśle określonych zasad podróżowania, konieczne jest stworzenie firmowej polityki podróży. O to kilka wskazówek jak to zrobić.
1. Musisz wyeliminować łamanie zasad i ograniczyć wyjątki. Polityka podróży służbowych musi być teraz surowa.
Tworząc politykę podróży służbowych należy zwracać uwagę na to, aby była dostosowana do oczekiwań pracowników. Jeśli polityka podróży ma być surowa i narzucać np. korzystanie z określonego biura podróży, należy upewnić się jakie nastawianie do usług takiego biura mają pracownicy firmy. Mogą oni uważać, np. że wskazane biuro podróży oferuje wyższe ceny niż te, które sami mogą samo sobie znaleźć na Booking.com. Wówczas pracownicy będą robić wszystko co możliwe, aby nie korzystać z biura podróży i tym samym łamać politykę podróży. Każda rezerwacja poza polityką podróży powoduje utratę kontroli przez firmę. Dużym problemem wówczas staje się raportowanie wydatków. Stworzenie wiarygodnego raportu wydatków jest wówczas niemożliwe. Dbanie o politykę podróży wiąże się z: Stałym monitorowaniem poziomu świadczonych usług przez biuro podróży. Szkoleniami pracowników i prezentacjami sposobów korzystania z usług biura podróży. Zmianą biura podróży na lepsze.
2. Zaktualizuj profile podróżujących
Przed wznowieniem podróży służbowej należy poświęć trochę czasu na dokładne zaktualizowanie profili podróżnych. Czy paszporty są aktualne? Czy były jakieś zmiany nazwisk pracowników? Czy zmieniły się dane kontaktowe lub dane zajmowanych stanowisk? Być może niektórzy z pracowników mogą mieć nowe preferencje lub limity wydatków. To wszystko, co należy wziąć pod uwagę, aby polityka podróży była gotowa na nadchodzące odmrożenie podróży służbowych.
3. Hotele a polityka podróży służbowych. Zaktualizuj firmową listę preferowanych hoteli.
Z uwagi na bardzo trudną sytuacje na rynku hotelowym, konieczna jest pełna i dogłębna weryfikacja listy preferowanych hoteli firmowych. Niestety, może się zdarzyć, że hotele z których firma korzystała dotychczas, w roku 2021 mogą już nie świadczyć usług. Część hoteli może w istotny sposób obniżać standardy swoich usług, a to powinno prowadzić do renegocjowania stawek korporacyjnych lub usunięcia hotelu z listy preferowanych obiektów.
Duża grupa pracowników będzie chciała mieć pewność, że przebywają w hotelach, które spełniają najwyższe standardy bezpieczeństwa. Polityka podróży służbowych powinna uwzględniać takie hotele. Obecnie, informacje o zasadach bezpieczeństwa w hotelach można znaleźć na najlepszych portalach rezerwacyjnych. Na Booking.com pojawił się dodatkowy filtr o nazwie “Obiekty z dodatkowymi środkami bezpieczeństwa i ochrony zdrowia” Dzięki temu łatwo można wyszukać hotele oferujące najbezpieczniejsze warunki pobytu.
4. Sprawdź sytuacje w swoim biurze podróży. Może czas na zmianę.
Na koniec warto zauważyć, że nowa i ulepszona polityka podróży służbowych może wymagać wsparcia przez lepsze biuro podróży. Możliwe też, że Twoja firma wcale nie będzie potrzebować pośrednika w postaci biura podróży. Jeśli polityka podróży jest dobrze przygotowana i dopasowana do oczekiwań zarządu oraz pracowników, z powodzeniem można zrezygnować z biura podróży. Wystarczy korzystać tylko z odpowiedniej platformy do zaradzania podróżami służbowymi. Na rynku jest dostępnych kilka systemów rezerwacyjnych, które pomogą w organizowaniu, kontrolowaniu i raportowaniu podróży firmowych. Warto przetestować Booking dla Biznesu, HRS dla firm, Airbnb for work, Lola.com. Można dodatkowo wspomóc się systemami do zarządzania wydatkami, rozliczania kart kredytowych etc. Tutaj warto zwrócić uwagę na Spendesk, Trippeo lub Spendee. Wiecej na tem temat przeczytasz tutaj.
